MENGELOLA DOKUMEN KANTOR
A. Pengertian surat
Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli :
1. Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan
bahwa surat adalah kertas yang bertuliakan atau alat untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis
2. Menurut Drs. Egelbertus martono menyatakan bahwa surat hanyalah secarik
kertas yanng bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi
individu atau kelompok
3. Menurut H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih
yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada
orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor
B. Jenis surat dibagi menjadi :
1. dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya
a. Surat resmi / Dinas
b. Surat tidak resmi / Pribadi
c. Surat setengah Resmi
d. Surat dinas pribadi
e. Surat dinas swasta
f. Surat niaga
g. Surat dinas pemerintah
2. Berdasarkan wujud surat
a. Surat bersampul
b. Surat terbuka
c. Surat tertutup
d. Memorandum dan nota
e. Surat biasa
3. Berdasarkan keamanan isinya
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial
4. Berdasarkan proses penyelesainnya
a. Surat kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa
C. fungsi surat
1. wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan
pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum
atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri
peristiwa penting masa lalu.
D. Bagian bagian surat
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Perihal/hal
4. Lampiran
5. Tanggal surat
6. Alamat dalam/alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat, isi surat terdiri dari :
a. kalimat pembuka b. Isi surat yang sebenarnya c. kalimat penutup
9. salam penutup
10. Tanda tangan
11. nama terang
12. Tembusan inisial dan lain lain
E. Bentuk bentuk surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa
itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu
sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi
untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain
berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat
tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara
tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan
modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah
bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk
bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara
keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block
style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan
bentuk surat dinas / resmi ( official style ).Bentuk-bentuk surat tersebut
sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk (
indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah
model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model
Eropa baru.
1. Full Block Style
2. Block Style
3. Semi Block Style
4. Indenteed Style
5. hanging Paragraf Style
F. Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber
informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. tanpa
dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan
kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu dokumen kantor yang perlu
disimpan ialah surat.
KD 2 Dasar Surat Menyurat
A. Kelebihan surat
Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai
sarana informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap,
telex, radio, faximile, televisi, atau hp. Namun surat mempunyai beberapa
kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain yaitu
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap
perusahaan
2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat
disadap orang lain
4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa
diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah
7. Surat lebih memasyarakat
8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
B. Tujuan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau
organisasi. Dalam penulisannya surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu yaitu :
1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim
tentang informasi yang disampaikan tersebut
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah tangkap
C. Perlengkapan surat
Perlengkapan surat antara lain
1. Kertas surat
Pada umumnya kertas yang dipakai adalah kertas yang berwarna terutama untuk
salinan surat-surat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop
merupakan yang pertama kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima
surat sebelum dibaca. Kertas yang sering dipakai biasanya folio untuk surat
yang isinya panjang dan kuarto untuk surat yang isinya pendek
2. Sampul surat
Penggunaan sampul surat hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas yang akan
dipakai agar keliatan rapi dan sopan.
D. Bahasa surat
Surat haruslah memakai kalimat yang mengungkapkan fakta, perasaan sikap, dan
isi pikiran penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif. Kalimat dikatakan
jelas dan efektif apabila pembaca surat dalam sekali baca langsung bisa
menangkap isinya tanpa keragu-raguan
E. Ejaan, pemberian tanda baca
Penyusunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang
ejaan. Yang secara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai ejaan
antara lain penulisan huruf besar, kata turunan, kata ulang gabungan kata, kata
ganti ku, kau, mu dan nya, kata depan di, ke, dari dan penulisan undur serapan
F. Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran
dan perasaan ke dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.gaya bahasa yang
dipakai antara lain eufimisme, pleonasme, paralelisme, sinisme, sinekdok,
tautologi, hiperbola, metafora, personifikasi, paradoks, dan ironi
G. Syarat dan ciri surat yang baik
antara lain :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, tersusun sesuai dengan peraturan
surat menyurat
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna
3. Hindari singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri
4. Nada surat harus sopan
5. Surat jangan terlalu panjang
H. Aneka surat dinas
1. Surat pemberitahuan
2. Surat Undangan
3. Surat kuasa
4. surat keterangan
5. Surat memo
6. Surat edaran
7. Surat pengantar
8. Surat perintah
9. Surat instruksi
10. surat tugas
I. Aneka surat niaga
Antara lain :
1. Surat perkenalan
2. Surat permintaan penawaran
3. Surat penawaran
4. Surat pesanan
5. Surat konfirmasi pesanan
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat pengiriman pesanan
8. Surat pengaduan
9. Surat pengiriman pembayaran
10. Surat penagihan
KD 3 Mengurus atau menjaga sistem dokumen
A. Pengertian indeks
Secara keseluruhan , indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu
1. Secara umum
Indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat
2. Dari segi perpustakaan
Indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul, deskripsi buku, judul
masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai
klasifikasinya
3. Dari segi kearsipan
Indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam
penentuan tempat penyimpanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut
maka dengan mudah dapat ditentukan kembali
B. Kegunaan indeks
antara lain
1. Untuk mengelompokan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan
kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas
2. Sebagai media kembali penemual dokumnen
C. Syarat syarat mengindeks
Yaitu :
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti
3. Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut
D. Peraturan mengindeks
1. Mengindeks nama orang
a. Nama orang indonesia
• Nama tunggal
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis, dalam urutan abjad
mendahului nalma tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Contoh A. Crisnandi
diindeks menjadi Crisnandi A
• Nama ganda
Nama diideks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama. Contoh Cindy
Harahab diindeks menjadi Harahab Cindy
• gelar
Yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar
ditempatkan pada unit akhir. Contoh Prof . Dr. Agus Hermawan diindeks menjadi
Hermawan Agus Prof Dr
• Nama yang menggunakan singkatan
Baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannnya diindeks
lebih dahulu nama jelasnya . Contoh M. Baharudin diindeks menjadi Baharudin M
• Nama orang indonesia dengan urutan kelahiran
Diindeks lebih dulu nama diri kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau
ada. Contoh I wayan widiada diindeks menjadi Widada I wayan
b. Nama orang asing
Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarganya dan biasanya terdapat
setelah nama aslinya kecuali nam,a orang cina dan korea(nama keluarga ada di
depan
2. Mengindeks nama perusahaan atau organisasi
a. Untuk nama perusahaan
Diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badanhukum atau
kegiatannya . Contoh PT mekarsari diindeks menjadi Mekarsari Pt
b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka
Angka itu diindeks sebagai satu unit, contih toko 234 diindeks menjadi dua tiga
empat toko
c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung
Saat mengindeks tidak diperhatikan dan diletakan dalam tanda kurung. Contoh
Andi & Motor Service diindeks menjadi Andi (&) motor service
d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan
Diletakan pada unit akhir. Contoh Universitas Indonesia diindeks menjadi
Indonesia Universitas
e. Nama instansi pemerintah
Yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut , sifat organisasi
ditempatkan di unit akhir. contoh Departemen dalam negeri diindeks menjadi
dalam negeri departemen
f. Nama organisasi/perhimpunan
Yang diindeks kata pengenal terpenting dalam nama itu . Contoh Partai Golkar
diindeks menjadi Golkar Partai
